Юлия ЖоглоМенеджер по корпоративным поездкам и бизнес-мероприятиям компании «МегаФон»

«МегаФон» — одна из ведущих компаний на  телекоммуникационном рынке России, первая среди операторов внедрившая стандарты 3G, 4G, LTE, LTE Advanced. «МегаФон» и его дочерние предприятия работают во всех регионах России, в республиках Абхазия, Южная Осетия и Таджикистан. Услуги оператора доступны почти 100% населения России, при этом 74% имеют доступ к 4G. По итогам 2017 года общая абонентская база насчитывала более 77 миллионов человек. 

В компании работает более 39 000 сотрудников, из них командируемых — около 4 000 человек в год. Число деловых путешествий за год превышает 10 000. География бизнес-поездок преимущественно охватывает Россию, включая самые удаленные уголки страны. На зарубежные командировки приходится в среднем 7% поездок.

Юлия пришла в «МегаФон» в 2014 году. В настоящее время в зоне ее ответственности задачи, связанные с организацией как командировок, так и корпоративных мероприятий компании. 

Она выполняет следующие функции:

1. Оптимизация и автоматизация процессов организации командировок. В частности, в 2015 году под руководством Юлии в «МегаФоне» были разработаны требования и внедрена система онлайн-бронирования (OBT). Процесс имплементации занял шесть месяцев, в течение которых платформа была существенно кастомизирована согласно разработанным требованиям. Основной упор был сделан на процессы авторизации: были настроены корпоративные лимиты и бюджетные «вилки» по допустимому превышению. Это позволило существенно оптимизировать и упростить работу тревел-отдела как согласующей стороны, сократив число запросов на авторизацию. Имплементация ОВТ охватила в том числе дочерние компании «МегаФона» и их филиалы, что обеспечило позитивную синергию процессов. 

2. Написание, регулярная корректировка и продвижение политики по командировкам компании, контроль за ее соблюдением. К моменту прихода Юлии в «МегаФон» здесь уже был сформирован костяк процедурных документов, однако под ее руководством существенная их часть была видоизменена, добавлены новые. Основная коррекция пришлась на 2014 год, когда, в частности, были внесены изменения в лимиты на проживание, введено четкое деление гостиниц по регионам и городам, что позволило диверсифицировать тарифы не только по уровню сотрудника, но и по локации. 

Также были существенно скорректированы положения политики по командировкам в части авиабилетов, трансферов, использования «Аэроэкспресса». Общее правило, введенное Юлией, — ориентация на самые экономически выгодные тарифы, использование невозвратных платежей.
Также при Юлии были зафиксированы сроки advance purchase по авиабилетам: для направлений дальнего следования они составляют 14 дней до вылета, для более близких расстояний — не менее 5 дней. При этом сотрудники могут летать только в экономклассе независимо от дальности перелета. Бизнес-класс допускается только для топ-менеджеров и только для полетов более 6 часов. 

3. Проведение тендеров среди поставщиков услуг (агентства, авиаперевозчики, отели, трансферные компании). В настоящее время в «МегаФоне» действует несколько корпоративных 3D-договоров с авиакомпаниями, в числе которых «Аэрофлот», S7, Utair, «Уральские авиалинии». Доля корпоративных тарифов в общем объеме перелетов сотрудников составляет не  менее 80%, что позволяет группе компаний «МегаФон» получать скидки до 10%.

4. Разработка гостиничной программы, регулярный контроль за ее выполнением и ежегодное развитие. Учитывая специфику деятельности компании «МегаФон», предоставляющей услуги связи абонентам по всей России, включая даже самые отдаленные регионы и населенные пункты, зона покрытия гостиничной программы составляет 250 городов. Поскольку далеко не в каждом населенном пункте представлены сетевые отели, в программу включено большое число независимых объектов размещения, в том числе гостиницы, где объем ночей составляет не более 20 в год. Сама Юлия говорит, что с точки зрения количества отелей в программе «она далеко не идеальна» — сейчас в ней порядка 125 гостиниц по  России, — однако проводится ежегодная работа, направленная на сокращение объектов размещения. 

В настоящее время показатель использования корпоративных гостиничных тарифов сотрудниками составляет около 60%, в 2019 году планируется увеличить эту цифру до 80%. Контроль соблюдения политики по командировкам в этой части достигается за счет настроек авторизации в системе OBT, что упрощает и ускоряет процесс выбора отеля. 

«В части гостиничной программы мы хотим, чтобы корпоративные тарифы как минимум не повышались, а в идеале — регулярно снижались с учетом наших объемов, потому что в некоторых отелях мы бронируем просто колоссальное количество ночей, — комментирует Юлия. — При этом наши сотрудники живут в гостиницах категории 4* и выше, за редким исключением, когда корпоративный сетевой отель, как правило, представляющий локальную гостиничную сеть, соответствует категории 3*».

Согласно статистике, регулярно запрашиваемой у контрагента, по статье «средняя стоимость проживания» компания «МегаФон» не просто находится  «в рынке», но и добивается показателей ниже среднерыночных. В частности, в 2018 году, в период проведения Чемпионата мира по футболу, сотрудникам «МегаФона» удавалось бронировать проживание в среднем на 45% дешевле рынка, сохранив при этом уровень сервиса и качество отелей. 

5. Разработка визовых регламентов и контроль процессов в этой сфере. Юлией были введены достаточно жесткие сроки подачи документов на визы сотрудниками, по ряду стран во внутренней системе ранее были проставлены заведомо увеличенные временные рамки. Это позволило не только дисциплинировать сотрудников, но и существенно оптимизировать затраты компании в части консульских сборов, например исключить использование срочных тарифов.

6. Коммуникация с внутренним клиентом. Юлия работала с разделом на внутреннем портале компании, посвященным блоку бизнес-тревел, включая политики, процедуры, описание процессов, в том числе инструкции по использованию OBT. Для обучения новых сотрудников работе в OBT под руководством Юлии в компании проводятся вебинары и тренинги. 

7. Организация мероприятий различного формата и масштаба (не менее 80 событий в год).

В связи с обеспечением телекоммуникационной инфраструктуры и дополнительных услуг на объектах проведения Чемпионата мира по футболу в 2018 году количество командировок по группе компаний «МегаФон» выросло почти на 40%, при этом увеличение тревел-бюджета составило 30%. Поэтому своим главным вызовом за прошедший отчетный период Юлия считает «оптимизацию расходов при сохранении удовлетворенности внутреннего клиента и росте числа командировок». 

«Для нас это огромный труд в сфере аналитики, статистики, тщательная работа с авторизацией заявок, поиском альтернативных предложений», — добавляет Юлия. 

Основные проекты и достижения в 2018 году:

1. Организация логистики, размещения в формате long stay и питания 350 сотрудников в рамках Чемпионата мира по футболу-2018, генеральным партнером которого выступила компания «МегаФон». 

Была проведена огромная заблаговременная работа по бюджетированию, подсчету количества командировок и командируемых сотрудников. Переговоры с отелями состоялись за несколько месяцев до начала ЧМ, на этапе формирования гостиничной программы на 2018 год. Некоторые объекты размещения на тот момент даже не были достроены! 

В целях оптимизации бизнес-процессов и бюджета были введены дополнительные меры: 

– внесены корректировки в политику по командировкам, согласно которым лимиты на проживание в период ЧМ были увеличены на 35%; 

– дополнительно в гостиничную программу было включено около 20 отелей, что дало компании существенные преимущества в таких городах, как Санкт-Петербург и Нижний Новгород;

– активно использовались альтернативные варианты размещения — апартаменты и даже квартиры;

– была проведена серьезная работа внутри компании, направленная на минимизацию командировок в города проведения ЧМ;

– также коммуникация была направлена на сокращение количества корпоративных мероприятий в период ЧМ с целью снижения нагрузки на тревел-блок. 

Как указывалось выше, благодаря проделанной работе в период проведения Чемпионата мира по футболу сотрудникам «МегаФона» удавалось бронировать проживание в среднем на 45% дешевле рынка, не потеряв при этом в уровне сервиса и качестве отелей.

По части логистики командированным работникам также предлагались альтернативные авиаперелетам варианты перемещения, включая поезда и даже автобусы. Многие маршруты прокладывались буквально вручную!

Порядка полутора месяцев Юлия также полностью контролировала обеспечение сотрудников питанием — это тоже был длительный и непростой процесс с точки зрения подписания и реализации договора.

«На подготовительном этапе работать приходилось практически 24 часа в сутки, зато во время самого ЧМ никаких форс-мажоров у нас не было!» — вспоминает Юлия.

В итоге ей удалось не только уложиться в рамки выделенного бюджета на командировки, но и даже добиться экономии. При этом от сотрудников негативных отзывов получено не было. 

Следует также отметить, что при участии Юлии проект ЧМФ-2018 был своевременно закрыт в части финансового документооборота, что позволило «МегаФону» реализовать свою коммерческую стратегию в рамках данной задачи. 

За подготовку и реализацию этого федерального проекта компания вручила Юлии благодарность. Ранее Юлию уже награждали за travel-support различных мероприятий фирмы.

2. В 2018 году под руководством Юлии был проведен пилотный запуск мобильного приложения для сотрудников компании «МегаФон» и собрана позитивная обратная связь о проекте. Это приложение, которое будет работать для всех подразделений компании, в перспективе поможет повысить уровень online adoption rate, сделает онлайн-бронирования максимально комфортными и доступными для всех сотрудников, а также позволит дополнительно оптимизировать процесс организации бизнес-поездки за счет простого и своевременного получения сотрудниками всей необходимой информации в режиме push-уведомлений. 

3. Проведена большая работа по подключению к OBT нескольких филиалов и дочерних компаний, благодаря чему уровень adoption rate по ГК «МегаФон» составил 77%, что на 15% выше показателя 2017 года. KPI на следующий год — минимум 95%. 

Удобство действующей онлайн-системы в том, что она не требует специальных корпоративных настроек, достаточно лишь доступа в интернет. 

4. Благодаря эффективной отельной программе оптимизация командировочного бюджета составила 2,5% от общего объема затрат на командировки компании «МегаФон».

5. За неполный 2018 год с непосредственным участием Юлии проведено уже 95 мероприятий, тогда как за весь 2017 год — всего 85. Это совещания, тренинги, обучения, тимбилдинги для внутренних сотрудников, региональные совещания, стратегические сессии топ-менеджмента. В зоне ответственности Юлии — проведение микротендера по определению поставщика, выбор площадки, заказ питания, оборудования, организация банкета, креативная составляющая, если она требуется, экскурсионное обслуживание. В 2018 году Юлии удалось сохранить бюджет на совещания и конференции при существенном увеличении количества мероприятий за счет проведения большого числа встреч на территории офиса.