Светлана Мулюкинаначальник управления сопровождения командировок и переводов ООО «СИБУР»

В зоне ответственности Светланы — организация процесса командирования работников холдинга, совершенствование всех этапов, связанных с командированием, проведение комплекса мероприятий, повышающих эффективность оказания услуг внутренним заказчикам (работники предприятий компании «СИБУР») и сокращающих издержки на операционную деятельность.

«Прежде чем говорить о шагах, предпринятых для улучшения корпоративной тревел-программы с июня 2017 года по май 2018-го, хотелось бы сказать о том, что всей командой единомышленников — направлением „Протокольная деятельность и брендинг“ (Москва) и управлением сопровождения командировок и переводов (Нижний Новгород), HR-, ИТ-специалистами — было сделано к этому моменту, так как действия в упомянутый период без этого были бы преждевременны или даже бессмысленны», — говорит Светлана. Из таких достижений:

1) Подключены 30 предприятий компании (в том числе два зарубежных офиса) к сервису по командированию в общем центре обслуживания в Нижнем Новгороде;

2) Распространена единая тревел-политика на все предприятия;

3) Настроена работа всех предприятий в одном Online Booking Tool (вне зависимости от географии);

4) Сформированы корпоративные программы с отелями, авиаперевозчиками, транспортными компаниями;

5) Автоматизирован процесс оформления авансовых отчетов по командировкам;

6) Автоматизирован процесс передачи данных по приказам на командировки в систему бронирования;

7) Реализован проект по отказу от сбора посадочных талонов для отчетности.

Сейчас многие корпорации уходят от ручного труда при выполнении рутинных операций, все большее количество задач выполняется роботами. В компании «СИБУР» порядка 46 тыс. командировок в год — это более 138 тыс. услуг по проезду и проживанию. Такой объем при относительно небольшом штате требует автоматизации процессов. «Автоматизация началась поэтапно еще в 2013 году: стартовали с того, что выбранный OBT автоматически определял услуги на соответствие тревел-политике по каждому отдельному работнику», — уточняет Светлана.

К середине 2017 года все члены команды направления пришли к решению о необходимости создания портала командирования с максимально возможными интеграциями как внутрикорпоративных систем, так и системы бронирования провайдера. Создание и работа этого портала позволяет также сократить трудоемкость каждой отдельной операции процесса, сэкономить время и ресурсы на оформление бизнес-поездки и авансового отчета, работать в одном интерфейсе.

За год кропотливой работы к лету 2018 года проектная команда «СИБУРа» достигла в Центре Обслуживания Бизнеса первых результатов, и начался тираж внедрения портала командирования на базе BPM online. В настоящий момент подключены уже четыре юридических лица холдинга. В одном интерфейсе работник создает запрос на командировку, который согласовывается руководителем, формируется приказ в электронном виде во внутренней системе «СИБУРа», затем все необходимые данные попадают в систему бронирования провайдера. Ни бумажных приказов на командировку, ни их сканированных копий больше нет. Все просто и в одном интерфейсе:

  - создание заявки на командирование,

  - согласование заявки уполномоченным руководителем (в том числе согласование из сообщения электронной почты),

  - автоматическое оформление приказа на командирование (согласование заявки на командировку со стороны руководителя приравнивается к подписанию приказа) и последующая автоматическая передача приказа в систему бронирования провайдера,

  - отмена деловой поездки и согласование связанных с этим штрафов и дополнительных расходов.

Далее будут отработаны следующие этапы сквозного процесса в этом же интерфейсе:

  - формирование заявки на перечисление суточных и средств на другие расходы в командировке,

  - оформление всех необходимых услуг по проезду и проживанию в рамках командировки,

  - оформление авансового отчета.

Помимо BPM online, в 2017-2018 гг. ведется работа по автоматизации следующих процессов в направлении командирования:

1) автоматическая выгрузка отчетов по экономии,

2) разработка, тестирование и внедрение чат-бота для консультирования по вопросам командирования,

3) формирование рейтинга отелей в системе бронирования по отзывам и оценкам исключительно работников «СИБУР».

Развитие корпоративных программ с отелями, авиаперевозчиками, транспортными компаниями происходит постоянно и является частью KPI почти каждого члена команды тревел-менеджеров. В соответствии с расширением географии поездок с лета 2017 года по май 2018-го были заключены новые корпоративные договоры с отелями в Милане, Дубае, Мюнхене, Лондоне, некоторых городах России. Несколько отелей в результате переговоров предоставили дополнительную скидку на long stay period. Сама корпоративная отельная программа расширилась до 198 гостиниц по всему миру. Помимо отельных номеров, в числе корпоративных опций теперь есть и апартаменты.

В качестве корпоративных перевозчиков в 2017-2018 году были подключены Gett Taxi и «Яндекс. Такси». В настоящий момент ведется тираж сервиса на предприятия компании.

«Постоянно обновляемые корпоративные программы с авиаперевозчиками позволяют не только получать скидки на тарифы по интересующим нас направлениям, но и получать премиальные мили для реализации мотивационной программы: не нарушаешь тревел-политику — получи бесплатный перелет в личных целях, — отмечает Светлана. — При подведении итогов весной 2018 года более 60 наград нашли своих героев среди коллег разных предприятий холдинга за соблюдение тревел-политики».

Все внедряемые новшества и усовершенствование существующих процессов предполагают постоянное взаимодействие с командированными сотрудниками. Информацией по всем нововведениям, новостям, просто моментам, на которые следует обратить внимание, в компании делятся так:

— публикуются статьи на Корпоративном портале в «Новостях по командированию». Например, изменились нормы провоза багажа, в Шереметьево заработал новый терминал, успешно завершено тестирование мобильного приложения используемого online booking tool, завершено подведение итогов мотивационной программы — обо всем этом непременно рассказывается на портале;

— осуществляются информационные рассылки и проводится обучение по всем внедряемым в работе новшествам, что тоже способствуют взаимодействию тревел-менеджеров и бизнес-туристов;

— общение по телефону или skype. Практикуется простое телефонное общение и переписка в чатах: каждый может просто позвонить и уточнить, с чего начать оформление командировки, если он первый день работает в компании.

При всем многообразии задач и целей в период с июня 2017 года по май 2018-го Светлана выделяет две основные:

1) не просто участие в проектах по автоматизации и совершенствованию процессов, таких как портал командирования на базе BPM online, но непосредственно запуск, внедрение в работу новой системы и процесса, позволяющего экономить время и деньги компании;

2) наравне с реализацией новых проектов было важно не забыть и не «убрать в долгий ящик» то, что не является в полном смысле слова «проектом», но, тем не менее, позволяет достигать результата, а это ежедневная рутинная работа.

«Самым большим вызовом для меня стало научиться работать в команде, — делится Светлана. — Не в команде профессиональных тревел-менеджеров, а в команде специалистов высокого уровня разных областей, когда профессионалы HR-службы, финансисты, ИТ-специалисты, тревел-менеджеры, бизнес-аналитики выполняют часть общей работы. Результатом такого сотрудничества становится новая система — цельный единый „организм“, с полной интеграцией всех систем, где ты отвечаешь не просто за свою часть, а за конечный результат работы всей команды».