Анна Шукаломенеджер проектов по организации деловых поездок и мероприятий AstraZeneca

AstraZeneca — глобальная биофармацевтическая компания, сфокусированная на активной научно-исследовательской деятельности. Миллионы пациентов во всем мире применяют инновационные препараты AstraZeneca.

Россия является одним из ключевых рынков деятельности организации, объединяющей более 1 000 сотрудников. Около 250 человек работают в Москве, здесь находится головной офис AstraZeneca региона «Россия и Евразия». В индустриальном парке «Ворсино» в Калужской области расположена производственная площадка компании, которая была открыта в 2015 году.

Анна трудится в компании уже давно, но к блоку бизнес-тревел подключилась в 2016 году — руководство пригласило ее на разработку проекта внедрения системы онлайн-бронирования, а также имплементацию платформы. В настоящее время в ее ведении находятся все «внутренние» командировки — то есть деловые поездки собственно сотрудников AstraZeneca. Тревел-портфель диверсифицирован, и за организацию бизнес-поездок внешних клиентов, представителей индустрии здравоохранения, отвечают другие специалисты.

Большая часть специалистов российского офиса AstraZeneca — это «полевые» сотрудники, около 50% рабочего времени которых занимают разъезды. Среднее количество командировок по компании — около 460-ти в месяц. Общий объем по тревелу за отчетный период — 133,5 млн рублей. География деловых путешествий охватывает весь мир, но 90% — это поездки по России, связанные с регулярной деятельностью сотрудников.

Основные задачи Анны:

1. Оптимизация процессов в области организации деловых поездок.

2. Кросс-функциональная коммуникация с глобальным офисом (в том числе в части гостиничной программы и глобальных договоров с авиаперевозчиками).

3. Коммуникация с сотрудниками компании по вопросам командировок: информационные рассылки, консультирование, обратная связь, создание и наполнение информационного раздела на внутреннем глобальном портале компании — Nucleus.

4. Разработка и обновление Политики по организации деловых поездок в соответствии с новыми условиями и требованиями заказа тревел-услуг.

5. Проведение тендеров среди поставщиков услуг.

6. Ведение гостиничной программы.

7. Взаимодействие с трансферными службами.

8. Работа с поставщиками — заключение и ведение договоров.

Имплементация OBT в компании была завершена 31 октября 2016 года — и ровно с этого дня сотрудникам был полностью закрыт доступ к существовавшей ранее процедуре бронирования, предполагавшей заполнение заявки на командировку во внутренней системе с дальнейшим подключением импланта. Анна считает этот момент самым серьезным нововведением в сфере тревел, произошедшим в компании под ее руководством.

«Были проведены дополнительные тренинги, встречи, мы рассказали обо всех преимуществах онлайн-бронирования: моментальное подтверждение, возможность в конкретный момент времени видеть только актуальные услуги и их стоимость. Естественно, ранее при работе в офлайне мы видели только приблизительные данные — а теперь получили реальную картину по рейсам, гостиницам, перелетам», — рассказывает Анна.

Для имплементации был выбран период наименьшей командировочной активности: в ноябре все деловые поездки были оформлены еще по прежней схеме, а в декабре и январе, во время праздников и ежегодного циклового совещания, командировок в компании практически не было. Таким образом, к февралю 2017 года, новому пику деловой активности, сотрудники уже успели привыкнуть к системе, и тестовый период был успешно завершен.

Начиная с этого момента и до настоящего времени уровень adoption rate по OBT составляет не менее 95%.

Со стороны Анны поставщику были обозначены дополнительные требования по функциональности системы: в части тревел-политики и отображения корпоративных тарифов, правил advanced purchase (командировка должна быть отправлена на авторизацию не менее чем за 14 дней до ее начала, в противном случае она уходит на дополнительную авторизацию гранд-менеджеру), дополнительного уровня одобрения для зарубежных поездок и т. д.

Тревел-политика компании настроена таким образом, что у сотрудников нет ограничений по стоимости проживания — это может быть даже отель категории 5*, главное — чтобы бронировался стандартный номер.

«Несмотря на отсутствие жестких ограничений, мы „не выбиваемся“ из средней стоимости проживания по рынку, — комментирует Анна. — Все дело в высокой корпоративной культуре, которая в том числе распространяется на сферу командировок. Сотрудникам рекомендуется выбирать минимальный логичный тариф для всех услуг, пользоваться услугами предпочтительных авиаперевозчиков и выбирать сетевые отели по корпоративным тарифам. И сотрудники следуют этим правилам — не под угрозой отсутствия авторизации, а в силу приверженности ценностям компании».

Главные проекты Анны в 2018 году:

1. В OBT реализован функционал по корпоративным картам и безналичному расчету. С этого года бизнес-туристам запрещено бронировать услуги по безналу, исключение делается только для новых сотрудников в течение 60 дней с даты начала работы в компании. По истечении этого срока в OBT автоматически блокируется возможность оплаты услуг по безналичному расчету.

2. В 2018 году в компании AstraZeneca был запущен корпоративный чат-бот SEVA — SErvice Virtual Assistant. За подготовку сценариев, составление базы вопросов и оптимизацию ответов по блоку тревел отвечала Анна. Для этого ей пришлось изучить все входящие письма от сотрудников на электронный адрес russia-travel@ за несколько лет, проанализировать статистику использования OBT, типовые ошибки и проблемы.

Среди вопросов, на которые умеет отвечать SEVA: как создать командировку? У меня нет корпоративной карты, что мне делать? Как распечатать приказ?

«Я старалась, чтобы сценарии и вопросы были максимально приближены к реальности — были такими, которые сотрудники могли бы задать специалисту call-центра», — рассказывает Анна. Она отмечает важнейшее достоинство чат-бота — универсальный стандартизированный подход. Отсутствия личных привязанностей и предпочтений позволяет исключить человеческий фактор в его негативном проявлении.

3. Также была имплементирована предложенная поставщиком интерактивная платформа по аналитике данных. Теперь все отчеты для глобального офиса делаются только через нее.

«Инструмент позволяет мгновенно выгрузить в любом удобном формате все стандартные показатели, объемы за год в целом, с диверсификацией по отдельным услугам, наше положение на рынке с точки зрения средней стоимости перелета и проживания, есть множество и нестандартных отчетов, которые мы формируем под свои задачи, — рассказывает Анна. — Платформа оказалась крайне эффективной с точки зрения возможности формирования „what if-гипотез“: в частности, мы попробовали варьировать допустимое время для бронирования бизнес-класса. Сейчас по нашим стандартам это перелеты длительностью более 6 часов. А что, если задать интервал 6,5 часов? Какой будет экономия? В данном случае в регламентах закреплено оптимальное время, а вот по показателю advanced purchase аналитика показала, что по ряду направлений срок подачи заявки на командировку целесообразнее сократить с 14 до 7-11 дней».

Компания AstraZeneca нацелена на digital во всех сферах своей деятельности. В бизнес-тревел также важна диджитализация процессов. «С одной стороны, новые технологии — это удобство для сотрудников, конечных пользователей. Они могут потратить освободившееся время на более креативную работу, вести интересные проекты. С другой — это удобно и нам, как организаторам процесса. Мы минимизируем или полностью исключаем риски в сфере compliance, что для фармацевтической компании особенно важно. При этом я всегда стремлюсь не просто внедрить те или иные технологии, но стать их амбассадором внутри компании, привить сотрудникам любовь к новому инструменту и поддерживать их приверженность к нему», — отмечает Анна.